Функции учреждения

Обеспечивает сохранность и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

• представляет в установленном порядке учетные данные в Архивное агентство Красноярского края;
• проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
• вносит руководителю Аппарата Администрации города Норильска и реализует предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Архиве.

• архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
• архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность муниципального образования город Норильск, либо на хранение, в т.ч. личного происхождения;
• документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории   муниципального образования город Норильск;
• печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Архива;
• учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

Архив принимает документы от негосударственных организаций в порядке и на условиях договоров, заключаемых между собственниками документов и Администрацией.

Составляет списки организаций - источников комплектования Архива, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с Архивным агентством; ведет систематическую работу по их уточнению.

Проводит отбор и прием в Архив документов постоянного (долговременного) хранения.

Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве.

Изучает состояние архивного дела в организациях-источниках комплектования Архива. Полученную в результате изучения информацию доводит до сведения соответствующих организаций с рекомендациями по совершенствованию архивного дела.

По результатам изучения состояния архивного дела:

• консультирует организации всех форм собственности по вопросам применения законодательства об архивном деле;
• разъясняет вопросы, возникающие в процессе применения организациями архивного законодательства;

Обеспечивает мониторинг изменений в федеральном и краевом законодательстве, иных нормативных актах по архивному делу.

По результатам мониторинга обеспечивает подготовку проектов муниципальных правовых актов, предусматривающих приведение системы муниципальных правовых актов города Норильска в соответствие с действующим законодательством, решениями Норильского городского Совета.

Ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования Архива.

Рассматривает и согласовывает положения об архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству организаций-источников комплектования Архива.

Представляет в Архивное агентство поступившие от организаций-источников комплектования Архива описи дел постоянного хранения, по личному составу, а также описи на аудиовизуальную документацию.

Изучает и обобщает практику работы архивов и делопроизводственных служб организаций-источников комплектования Архива. Полученную в результате изучения информацию доводит до сведения иных организаций любых организационно-правовых форм.

Оказывает методическую и консультативную помощь организациям всех форм собственности по вопросам архивного дела и делопроизводства.

Разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб в организациях-источниках комплектования Архива.

Принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования Архива, организуемых Архивным агентством.

Информирует органы местного самоуправления и организации муниципального образования город Норильск о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, исполняет запросы юридических и физических лиц на документальную информацию, выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.

Организует работу пользователей документами, изготавливает копии документов по их запросам, готовит документальные выставки, материалы для средств массовой информации, ведет публикационную деятельность, проводит информационные мероприятия (экскурсии, школьные уроки, встречи с общественностью).

Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива, автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов.